Odpisywanie na maile to nie lada wyzwanie. Ile razy spotkałeś się z sytuacją, że maila napisałeś poprawnie, zważając na znaki interpunkcyjne, ortografie, odpowiednie powitanie i pożegnanie, a profesor czy współpracownik odpisał ci jedynie „spoko, ok”. Pisanie ze znajomymi czy rodziną to jednak zupełnie inna korespondencja niż pisanie do szefa, przełożonego czy klienta. Jak pisać poprawnie maile służbowe? Odpowiadamy!
Wyczuj atmosferę
Pierwszym krokiem jest tak naprawdę wyczucie atmosfery. Jeśli wśród współpracowników korespondencja mailowa jest raczej luźna, wszyscy zwracają się do siebie na „ty”, a na dodatek wysyłają memy, nie ma sensu produkować się z odpowiednimi rozpoczęciami, zakończeniami i zwrotami. Do przełożonych czy osób „wyżej” zazwyczaj pisze się już bardziej oficjalne maile, choć oczywiście nie jest to sztywna zasada. Wszystko zależy od zasad panujących w firmie oraz od twoich kontaktów z daną osobą.
7 zasad pisania maili
- Używaj dobrego maila. Zakończenie maila typu „@buziaczek.pl” czy „kicia122@spoko.pl” nie jest profesjonalne. Takiego maila możesz wykorzystywać do logowania się na social media czy kontaktów ze znajomymi. Do klienta czy przełożonego użyj oficjalnego maila np. „jankowalski@gmail.com”. Pamiętaj o tym także podczas składania CV. Maile typu kicia czy buziaczek są nieprofesjonalne i mogą sprawić, że rekruter odrzuci twoją kandydaturę.
- Pisz zgodnie z zasadami ortografii. Nie ma nic gorszego niż błędy ortograficzne. Mowa tutaj nie tylko o oficjalnych mailach do przełożonych, ale także i tych do znajomych czy rodziny. Możesz na swój komputer ściągnąć wtyczkę do przeglądarki o nazwie „LanguageTool”. Wychwyci ona wszystkie błędy już podczas pisania i podpowie ci, jaka jest prawidłowa forma czy końcówka.
- Upewnij się, że wysyłasz maila na dobry adres i do dobrej osoby. Takie faux-pas zdarza się często. Maila wysyłasz do przełożonego, a przez przypadek, zamiast kliknąć „odpowiedz” to klikasz „odpowiedz wszystkim” i nagle każdy dostaje twojego maila z prośbą o wolne w środę. Zwróć uwagę także na to, kogo masz w CC i czy jak nie forwardujesz (czyli przesyłasz dalej) maila od szefa do koleżanki z pracy, to czy z automatu szef nie dodał się jako osoba, do której tego maila chcesz także wysłać.
- Nie zapominaj o temacie maila i załącznikach. Temat jest bardzo istotny. Powinien zwrócić uwagę drugiej osoby, jednak w normalny sposób. Nie pisz tam nic w stylu „UWAGA WAŻNE!!!!!” czy nie umieszczaj jakiś dziwnych słów. Temat powinien być krótki i sensowny. Zwróć uwagę także na załączniki. Jeśli podsyłasz komuś plik, warto w treści maila o tym poinformować, pisząc np. „Gotową pracę podsyłam Panu w załączniku – tekst.txt”. Lata temu popularne były oszustwa, w których do maila dołączył się załącznik, a był to po prostu wirus. Choć teraz spotyka się z tym nieco rzadziej, warto jednak wciąż umieścić w wiadomości, taką informację.
- Zacznij maila w odpowiedni sposób. Unikaj sformułowania „Witaj”. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest „Szanowny Panie/Szanowna Pani” lub „Panie Krzysztofie, Pani Joanno”. Tego drugiego używaj jednak dopiero na dalszym etapie „relacji”, a nie od razu z samego początku. Pamiętaj także, że jeśli mailujesz z kimś w ciągu dnia i odpowiadasz na jego wiadomość, nie witaj się za każdym razem.
- Wrzuć „Pozdrawiam” do stopki. Większość, o ile nie wszystkie, skrzynki mailowe, mają możliwość ustawienia własnej stopki. Najlepiej sformułowanie „Pozdrawiam, Krzysztof Banaś” wrzucić właśnie tam. Wtedy doda się ona automatycznie do każdego maila. Jeśli prowadzisz własną firmę lub jesteś pracownikiem tej firmy, w stopce powinno się także znaleźć twoje stanowisko, nazwa firmy i często także adres strony internetowej.
- Wiadomość krótka i zwięzła. Jeśli wiadomość tego nie wymaga, postaraj się nie lać wody i nie pisać zbyt wielu zbędnych informacji. Maile powinny być raczej krótkie i na konkretny temat. Większość spraw lepiej załatwiać „face to face”, czyli twarzą w twarz. Zwłaszcza jeśli dotyczą one obszerniejszego tematu.
