W obszarze prawa i administracji występuje szereg zawodów obejmujących swym zakresem różne dziedziny. Jedną z takich profesji jest archiwista – czyli osoba podejmująca działania związane z przechowywaniem dokumentów w celu późniejszego ich udostępniania.
Ile zarabia archiwista w Polsce?
W zawodzie archiwisty – podobnie zresztą jak i w każdej innej profesji – wysokość zarobków jest uzależniona od wielu czynników. Brane pod uwagę są m. in. doświadczenie, możliwości pracodawcy, region zatrudnienia itp. Średnie wynagrodzenie wynosi 2500 zł brutto. Początkujący archiwiści zwykle mogą liczyć na uposażenie poniżej 2100 zł brutto, natomiast najlepiej zarabiające w tym fachu osoby otrzymują miesięcznie powyżej 3400 zł brutto. Archiwiści są zatrudniani w różnego rodzaju instytucjach i urzędach, a także w firmach, które zajmują się porządkowaniem dokumentów na zlecenie klientów indywidualnych oraz instytucjonalnych – te właśnie firmy dają szansę na lepsze zarobki niż sektor publiczny.
Czym zajmuje się archiwista?
Sprawowanie pieczy nad dokumentami wiąże się z wykonywaniem wielu czynności, spośród których wymienia się m.in.:
- porządkowanie i prowadzenie ewidencji dokumentów z uwzględnieniem podziału na akta kategorii A – czyli akt przeznaczonych do wieczystego przechowywania i akta kategorii B, które po pewnym czasie są niszczone,
- odpowiednie zabezpieczanie dokumentów,
- przechowywanie dokumentów zgodnie z zaleceniami w należytym porządku,
- sygnaturowanie,
- tworzenie baz danych i uaktualnianie ich na bieżąco – odnosi się to zarówno do tradycyjnych baz danych, jak i elektronicznych,
- udostępnianie dokumentów,
- udzielanie pomocy interesantom przy odnalezieniu konkretnego dokumentu,
- wystawienie zaświadczeń oraz poświadczeń,
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych – czyli poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych odnoszących się do określonego zagadnienia lub osoby,
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji – jest to czynność polegająca na:
– porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym,
– stwierdzaniu i wyjaśnianiu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustalaniu ewentualnych braków,
- porządkowanie dokumentów, które wcześniej nie doczekały się należytego opracowania,
- dbanie o to, aby w pomieszczeniach, w których są przechowywane dokumenty, panowały właściwe warunki.
Jak zostać archiwistą?
Każdy, kto marzy o pracy w zawodzie archiwisty, powinien nade wszystko postarać się o zdobycie odpowiedniego wykształcenia. Do wyboru w tym zakresie są następujące opcje:
- ukończenie wyższych studiów magisterskich bądź wyższych studiów zawodowych na kierunku historia ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną,
- ukończenie specjalnej szkoły, która zajmuje się kształceniem w zawodzie technik archiwista.
Posiadanie wyższego wykształcenia oraz pewnego już doświadczenia zawodowego stwarza zdecydowanie najlepsze możliwości rozwoju – taka osoba ma spore szanse zostać starszym archiwistą, kustoszem czy starszym kustoszem. Z wykształceniem policealnym także można ubiegać się o zawodowy awans, aczkolwiek w tym układzie najwyższym stopniem w hierarchii, jaki da się osiągnąć, jest archiwista. Wiąże się to jednak z koniecznością spełnienia pewnych warunków – osoba z wykształceniem policealnym podejmująca pracę w charakterze pomocnika archiwisty może zostać młodszym archiwistą, jeśli zaliczy minimum 2-letni staż zawodowy. Po przepracowaniu kolejnych 2 lat jako młodszy archiwista ma prawo aplikować na stanowisko archiwisty.
W zawodzie archiwisty cenione są również pewne predyspozycje i umiejętności:
- zainteresowanie historią,
- wysoka kultura osobista,
- wysokie zdolności interpersonalne,
- odpowiedzialność,
- dobra organizacja pracy,
- skrupulatność,
- opanowanie,
- znajomość języków obcych.
Archiwista – własna firma
Wielu archiwistów decyduje się na uruchomienie własnego biura archiwistycznego – obecnie popyt na tego rodzaju usługi jest spory. Jest jednak kilka kwestii, które przy tej okazji trzeba mieć na względzie. O ile omawiana profesja nie jest w Polsce koncesjonowana, o tyle obowiązują wymogi, które spełniać musi zarówno archiwista, jak i archiwum. Tego typu działalność jest regulowana przepisami ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Zakładając biuro archiwistyczne, należy oczywiście zarejestrować działalność gospodarczą – zazwyczaj przybiera ona formę jednoosobowej działalności, w związku z czym najważniejszym krokiem jest złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Służy do tego specjalny formularz – sprawę tę archiwista powinien załatwić we właściwym urzędzie miasta lub gminy. Bardzo ważnym aspektem takiej działalności jest zapewnienie dokumentom odpowiednich warunków, w jakich są przechowywane. Są one szczegółowo określone w załączniku nr 1 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284).
Na wyposażeniu biura nie może ponadto zabraknąć urządzeń i narzędzi umożliwiających tworzenie i prowadzenie elektronicznych baz danych, a więc komputerów, nośników magnetycznych, pamięci masowych itp.
