W poprzednim artykule wyjaśniliśmy czym jest Japońska filozofia Kaizen skąd pochodzi i jakie są jej założenia. W tym tekście znaleźć będzie można odpowiedzi na główne pytania dotyczące praktycznego zastosowania tego nurtu filozoficznego. Dowiesz się między innymi jak myśleć procesowo tak, aby wprowadzenie w życie nowych innowacji przychodziło ci bez trudu i naturalnie oraz poznasz jak działa cykl PDCA, który stanie się twoim nierozłącznym przyjacielem w drodze do samodoskonalenie zarówno się jak i swojego otoczenia. Zdradzimy ci również 10 podstawowych zasad filozofii Kaizen które będą dla ciebie niezbędne.
Na czym polegają działania w cyklu PCDA?
Podczas nieustannie trwającego procesu samodoskonalenia bardzo pomocny może okazać się cykl PDCA, który jest nieocenionym wsparciem dla pracowników w podążaniu właściwą drogą do wyznaczonego celu. Jest to bardzo istotna kwestia w Lean Management, często bagatelizowana przez nowicjuszy w biznesie. Filozofia Kaizen przypomina bez przerwy, że powinniśmy dążyć do samodoskonalenia nieustannie, natomiast podejmowanie prób eksperymentowania w tak zwanym cyklu Deminga stanowi świetną okazję, by nauczyć się nowych rzeczy.
Zasada jest prosta, Plan – Do – Check – Act to znaczy Zaplanuj-Zrób-Sprawdź-Działaj
Po pierwsze zaplanuj to co chcesz zrobić – określ swój cel, zidentyfikuj problemy z jakimi masz zamiar się borykać oraz potencjalne usprawnienia które jesteś w stanie wdrożyć, a następnie stwórz plan wdrożenia. Etap planowania to tak naprawdę etap stawiania hipotezy. Powinno się bardzo precyzyjnie określić plan działania czyli to, co chcemy zrobić, nakreślić cele i przedstawić rezultaty jakie spodziewamy się osiągnąć.
Po drugie zrób to co wcześniej zaplanowałeś, czyli inaczej wykonaj swój plan. Drugi etap to moment w którym poddamy próbie postawioną hipotezę. W tym punkcie powinno się wdrożyć zaplanowane wcześniej działania, a następnie poddać proces dokładnej kontroli i obserwacji, a zebrane dane poddać dokładnej i szczegółowej analizie.
Po trzecie sprawdź wynik swojej pracy, mówiąc inaczej to czas w którym musisz ocenić czy plan który realizujesz jest właściwie wykonywany i czy daje efekty które były spodziewane na etapie planowania. Check jako etap sprawdzenia to czas w którym należy się skupić na porównaniu faktycznych wyników uzyskanych podczas testu postawionej hipotezy, z których efektami spodziewaliśmy się na etapie planowania.
Po czwarte działaj. Jeżeli twój plan się sprawdził to teraz pozostaje tylko działać według wprowadzonych w nim usprawnień, ponieważ są one skuteczne, natomiast wszelkie procedury które stały się innowacją w procesie jak najszybciej trzeba zestandaryzować, aby poprzedni stan już nigdy nie wrócił. Jeżeli natomiast zakładane wyniki nie zostały osiągnięte to znak, że musimy rozpocząć cały cykl od nowa. Pomocne będzie jeśli zweryfikujesz plan, założone cele i sposób działania, a także wprowadzisz do niego niezbędne poprawki. Wypróbuj hipotezę którą stworzysz i porównaj nowe wyniki. Jeżeli okaże się, że to, co założyłeś zostało wykonane, to znak, że powinno się zadziałać w kierunku utrzymania opracowanego rozwiązania. Aby stworzyć warunki na powtarzalność procesu, należy opracować standardy do praktyk będących wynikiem cyklu.
Co to znaczy myśleć procesowo?
Najczęściej spotykanym przez nas podejściem w szeroko rozumianym biznesie jest orientacja głównego kierownictwa jedynie na osiągnięciu jak największego targetu. Takie podejście przeważnie będzie wiązało się z dość płytkim spojrzeniem na alternatywne rozwiązania służące do osiągania tych wyników. Myślenie procesowe polega na ukierunkowaniu wszystkich sił i środków na udoskonalanie istniejących już procesów które ma na celu osiągniecie jak najlepszych wyników.
Najbardziej istotne staje się to w jaki sposób dochodzimy do osiągnięcia wyniku, czyli cały proces jaki przebiega zanim osiągniemy dany target, a nie sam wynik. Podejście tego typu da nam przede wszystkim trwałe wyniki dużo bardziej stabilne od tych tworzonych przy użyciu dróg na skróty, a to za sprawą rozwiązywania kluczowych dla danego procesu problemów i eliminowaniu krótkowzrocznych działań które jedynie gaszą pożary.
